Я новоназначенный менеджер.
Я работаю в крупной международной компании.
Каждый день я должен посещать множество встреч, собраний и конференций.
С тех пор, как несколько месяцев назад меня повысили, я заметил, что большую часть дня провожу на различных собраниях, следствием этого является то, что я все больше и больше сижу на работе, потому что после собраний я должен выполнять свои обязанности.
Как начальник, я также часто провожу встречи.
Как максимально эффективно подготовить и провести встречу, чтобы участники уходили с ощущением, что отведенное для нее время было использовано правильно и что встреча действительно была необходима? ОТВЕТ Прежде всего, помните, что проведение встреч - это тоже форма управления.
К сожалению, многие менеджеры по-прежнему считают собрания неизбежным злом и часто проводят их неэффективно.
Эффективность встреч Встречи должны проводиться эффективно.
Трудно представить работу без систематических встреч, встреч или конференций.
Они необходимы для обеспечения эффективного общения, обмена опытом в командах и интеграции для лучшего сотрудничества.
Чтобы хорошо провести встречу, вы должны подготовить повестку дня, пригласить участников, спланировать и контролировать ход обсуждения, подвести итоги и делать заметки.
Встречи различаются по характеру, цели и размеру.
Давайте займемся встречами от 3 до 12 человек.
На то, как мы проводим встречу, влияет множество факторов: Частота Ежедневно Еженедельно Ежемесячно Участники Работают ли участники встречи над одним и тем же проектом? Решают ли они разные, но параллельные задачи? Принадлежат ли они к разным группам, не знают друг друга и объединены только фактом участия во встрече и желанием достичь общих целей? Мотивация Цели участников встречи общие или конкурирующие друг с другом? Разделяют ли они стремление к успеху, как члены команды дизайнеров? Решения.
Как принимаются решения на собраниях: общее согласие, большинство голосов, независимое решение лидера после выслушивания всех фактов, мнений и индивидуального гнева лидера.
На этом этапе важно понять, зачем нужна встреча.
Составьте список тем и четко определите цели встречи.
Письменный список тем для обсуждения можно разделить на одну из трех категорий: информация - информационная функция (например, обновление данных по определенной теме), обзор выполненных мероприятий.
Цель этой функции - получить оценки и поразмыслить над темами, требующими новых решений, - обсуждением blockchain info.
Это требует от участников приверженности, знаний, опыта и творчества - после того, как решение о целях было принято, вам нужно подумать о том, «как мы хотим их достичь? ".
Желательно обсудить это на собрании, потому что: это позволяет членам группы выработать лучший способ принятия решений, каждый участник может понять и адаптировать свои собственные задачи к групповой деятельности.
Работа фасилитатора состоит в том, чтобы убедиться, что все точно знают, что обсуждается и цель решения.
Если слишком много людей посетит встречу, ее ценность и успех могут быть серьезно поставлены под угрозу.
4-7 участников считаются идеальными, 10 - нормальными, а 12 - слишком много.
Затем хорошо разделить участников на две группы.
В ситуации, когда у нас нет такой возможности, хорошее решение - раздать предварительные материалы вместе с повесткой дня собрания.
Это позволяет сэкономить время и подготовить более раннюю встряску.
Каждому вопросу следует уделять достаточно времени, в зависимости от его важности.
Повестка дня встречи очень важна, на ней можно кратко указать причины, по которым необходимо обсудить определенные темы.
Если проблема важна для всей группы, ее можно выделить.
Участники встречи должны знать ее ход заранее (за несколько дней).
Порядок тем также очень важен.
Поместите самые важные вопросы в начало повестки дня, а самые важные вопросы перенесите в конце на следующую встречу.
Некоторые темы общие для участников, другие могут их разделять.
Хорошая идея - начать встречу с общих вопросов, а затем обсудить различия.
Независимо от подхода, стоит рекомендовать окончание занятия, чтобы объединить участников.
Контроль за ходом встречи Ход встречи должен контролироваться и модерироваться таким образом, чтобы участники не могли переходить от одной темы к другой, но следили за заранее согласованной повесткой дня.
Важно сначала представить факты, затем их интерпретировать, а затем действовать.
Самое главное - вести и контролировать обсуждение таким образом, чтобы можно было сделать наилучшие выводы в кратчайшие сроки.
Каждое обсуждение должно быть структурировано: предложение, обоснование, заслушивание плюсов и минусов, переход в полузащиту и согласованные факты - вот основные проблемы, и вы можете построить обсуждение на них, задав правильные вопросы.
Человек, который обсуждает данную тему, должен сделать краткое введение в проблему, то есть указать: почему проблема обсуждается, необходимую информацию по обсуждаемому вопросу, текущую ситуацию, действия, которые были предприняты до сих пор, и представить различные аспекты.
, задача руководителя собрания - предотвратить двусмысленность и помнить, что опоздавшие - это проклятие собраний.
Встречи должны начинаться вовремя.
Опоздавшие, видя, что обсуждения идут без них, быстро осознают свою бестактность.
Есть еще один метод пунктуальности: внесение имен людей, опоздавших или ушедших раньше, в протокол собрания.
Это дает дополнительное преимущество, так как показывает, кто присутствовал в финале.В конце каждой встречи ведущий должен сделать краткое и четкое резюме всех выводов.
Это может быть небольшая заметка или даже таблица, но она должна включать следующее: дату, время, место проведения и имена участников, повестку дня, другие обсуждаемые вопросы и решения, если было принято решение о принятии мер, - имена участников.
люди, выбранные для его проведения (вы можете написать их инициалы на полях для облегчения поиска), запишите важные комментарии, дату, время и место следующей встречи.
Важно закончить встречу указанием на некоторый успех; вы также можете вернуться к предыдущим вопросам, которые были решены положительно, и закончить встречей с благодарностью за вашу приверженность и хорошие действия..

Большая наверное